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EL PROCESO DE CONTROL

Realizando correctamente el proceso de control nos topamos con varios beneficios como son:

a)    Comprobamos que las cosas se están haciendo oportunamente

b)    Esta comprobación consiste en la calidad del producto o servicio y en la cantidad producida en cierto tiempo

c)    Oportunamente, se evalúa en desempeño del personal y se detectan los errores, para luego corregirlos

Se confirma el conocimiento que tienen los empleados acerca de los objetivos de la empresa.

 La definición de Mocker divide el control en cuatro etapas, que son las más utilizadas y las que mencionan mas en bibliografías consultadas:

1.    Establecer parámetros y métodos para medir el desempeño

Esto quiere decir que las metas y los objetivos establecidos en el proceso de planeación estarán definidos en términos claros y mensurables, que incluyen plazos específicos; lo cual sería una situación ideal. Por último, los objetivos establecidos con exactitud y mensurables, se pueden comunicar con facilidad, así como traducirlos a parámetros y métodos que se pueden usar para cuantificar el rendimiento. 

Esta capacidad para comunicar metas y objetivos con la mayor exactitud es muy importante para el control, pues por lo general, son varias y diversas las personas que intervienen en el proceso de planeación y control.

Los datos relacionados con los objetivos sirven de guía para la fijación de estándares. 

2.    Medir el desempeño

Todos los aspectos del control se manifiestan en un proceso constante y repetitivo, dependiendo su frecuencia del tipo de actividad que se mida.

Aquí se establece información cuantitativa precisa a fin de medir los niveles de desempeño en base a las metas propuestas. 

Sus características son:

·         Los datos del desempeño provienen de tres fuentes: informes por escrito, informes orales y observaciones personales.

·         Los informes por escrito incluyen impresiones por computadora.

·         Los informes orales se dan entre el subordinado y el supervisor en un período específico de tiempo donde se informa respecto a logros y dificultades presentadas en el desempeño de las actividades.

·         La observación personal implica acudir a las áreas de actividad y observar lo que sucede. 

3.    Determinar si el rendimiento concuerda con el estándar.

Se trata de comparar los resultados medidos con las metas o criterios determinados con anterioridad. Si el desempeño corresponde con los estándares establecidos, los administradores supondrán que todo está bajo control y no tienen por qué intervenir en las operaciones. 

Sus características son:

·         En algunas actividades se admiten algunas pequeñas desviaciones del estándar, mientras que en otras la más leve puede ser grave. 

4.    Tomar medidas correctivas

Este paso es necesario si el desempeño no cumple con los niveles establecidos y el análisis indica que se requiere de la intervención. Las medidas correctivas pueden implicar un cambio en una o varias de las actividades que se desarrollan en la organización, o bien un cambio en las normas originalmente establecidas. 

Sus características son:

·         El gerente debe actuar de inmediato y con energía en cuanto descubra desviaciones importantes.

·         El control efectivo no tolera retrasos, excusas o excepciones innecesarias.

·         La acción correctiva apropiada depende de la naturaleza del problema. 

La acción remediadora es preferible a la acción correctiva: esto es, este último paso en el proceso de control implica más que buscar dificultades y corregirlas. Debe descubrirse la verdadera causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar la fuente de la diferencia. En esta forma se obtiene una genuina ayuda y cooperación. Además, se obtiene una actitud favorable hacia el control, y esto es de especial importancia

El control puede ser analizado como el proceso de evaluación tendiente a determinar la real o efectiva aplicación del sistema de planeamiento integral establecido para la organización. Gráficamente, el proceso de control pueda adoptar la forma circular identificando la acción continua entre sus fases y de retroalimentación permanente